Sluit je aan bij andere lezers die gepassioneerd zijn over RPA en AI.
Bedankt! Je staat op onze nieuwsbrief lijst.
Oops! Er is iets fout gegaan met het verzenden van het formulier. Probeer het nog eens.

Zo stel je een overtuigende business case op voor RPA

5
minuten leestijd
DOOR
September 21, 2020

RPA is snel te implementeren, heeft een korte time to value en levert daarna snel ROI. Dat weet jij, dat weten wij, maar hoe zetten we dat zo op papier, dat je ook de rest van de organisatie overtuigt? In dit artikel lopen we stap voor stap door het opstellen van de business case voor je RPA-implementatie.

Wil je binnen jouw organisatie iedereen op één lijn krijgen en draagvlak vinden voor de volgende stap in intelligente automatisering? Dan heb je een solide business case nodig. Dat geeft iedereen de kans om mee te denken en kritische vragen te stellen en zorgt ervoor dat je pas aan een RPA-project begint als het goed doordacht is.

Houd er daarbij wel rekening mee, dat een RPA-implementatie nooit alleen staat. Automatisering is een iteratief proces, waarbij iedere stap vooruit die je zet weer nieuwe mogelijkheden creëert om nieuwe resultaten te boeken. Beperk je business case dus nooit tot investeringen en returns van het huidige project, maar neem de waardevolle toekomstmogelijkheden mee in je plan. Wil je daar meer over weten? Lees dan RPA, de volledige gids.

Implementatiekosten (CAPEX)

Implementatiekosten variëren, afhankelijk van de scope van het project en de organisatiegrootte, maar RPA-implementatietrajecten zijn vaak relatief kort. Een typische doorlooptijd is 3 tot 10 weken. Een proces met een handvol stappen dat wordt uitgevoerd op een enkel systeem zal aan de onderkant van het spectrum zitten. Een complex proces met meer handelingen en controles over meerdere systemen heeft meer tijd nodig.  

Een RPA-implementatieteam bestaat meestal uit minimaal één fulltime developer. Een architect, een business analist en een kwaliteitsmanager zijn dan een deel van de tijd betrokken. Mensen uit de lijn zijn betrokken voor het aanleveren van functionele specificaties en voor tests.

Zijn er meer developers beschikbaar, dan is het slim om de architect, de consultant en de kwaliteitsmanager fulltime bij het project te betrekken. Je kunt dan meerdere processen parallel automatiseren of vol inzetten op het implementeren van je eerste bot en die nog sneller opleveren.

Operationele kosten (OPEX)

De operationele kosten bestaan uit drie delen: licenties, infrastructuur en onderhoud. De operationele kosten van RPA dalen naarmate je meer processen automatiseert. Je kunt licenties, infrastructuur en beheerders delen tussen processen en afdelingen, waardoor met ieder nieuw proces dat je uitrolt je operationele kosten per proces omlaag gaan.

Licenties

Over het algemeen nemen de licentiekosten van een RPA-pakket toe naarmate het pakket meer mogelijkheden heeft. Server-side bots zijn duurder dan bots die op de pc van een medewerker draaien. Bots die gebruik maken van AI en machine learning zijn meestal weer wat duurder. Het is voor je business case dus essentieel dat je weet wat je nodig hebt, nu en in de toekomst. De kosten van UiPath-licenties zijn erg afhankelijk van de projectspecificaties, maar over het algemeen kun je zeggen dat je per saldo geld bespaart als een implementatie 1 FTE aan tijdwinst oplevert.  

Infrastructuur

Infrastructuurkosten kunnen bij RPA laag blijven. Een RPA-bot kan vaak op de PC van een medewerker draaien. Dan is er vrijwel geen extra infrastructuur nodig. Voor softwarerobots die zonder toezicht draaien en/of meer communicatie en integratie nodig hebben moet je een ‘virtuele werkplek’ opzetten. Vaak is dat een virtual machine, in de cloud of op de eigen infrastructuur. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als een RPA-oplossing moet werken met software die niet meer in de lijnorganisatie gebruikt wordt, is er meer nodig. Ook hier is het belangrijk om vooruit te kijken. Kijk dus niet alleen naar je huidige requirements, maar neem eventuele toekomstige wensen en projecten nu vast mee in je infrastructuurinvesteringen. Dat levert op de korte termijn een extra investering op, maar voorkomt dat je na het eerste project meteen weer tegen allerlei grenzen (en dus nog meer uitgaven) aanloopt.

Onderhoud

Als een RPA-proces eenmaal draait moet het ondersteund worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat onderliggende systemen of processen veranderen. Daar moet de softwarerobot dan op aangepast worden. Hoeveel tijd dat beheer kost, is heel moeilijk vooraf te zeggen. Heb je helemaal geen data beschikbaar, gebruik dan als vuistregel dat één fulltime beheerder ongeveer 10 RPA-processen kan ondersteunen.

Opbrengsten

RPA gaat over veel meer dan efficiëntie en kostenbesparingen. Ondanks de grote voordelen op het gebied van compliance, medewerkertevredenheid en kwaliteit, is een RPA-business case die een duidelijke besparing laat zien de makkelijkste manier om draagvlak te krijgen. Begin je business case dus met de efficiencywinst en presenteer de rest als ‘extra’s’.

Kostenbesparingen

De belangrijkste kostenbesparingen door RPA zien we op de volgende gebieden:

Hogere inkomsten

Naast kostenbesparingen levert RPA ook een bijdrage aan de bedrijfsinkomsten:

Andere voordelen van RPA

Minder goed te kwantificeren voordelen van RPA, die niet mogen ontbreken in je business case zijn deze:

Cost of doing nothing

Neem ook de cost of doing nothing mee in je business case. Welke kosten moet je als bedrijf de komende jaren maken als je niet met RPA aan de slag gaat? Realiseer je daarbij dat die kosten niet constant zijn. Naarmate je bedrijf groeit, komen er processen bij en worden bestaande processen complexer. De kosten van foutgevoelig handwerk, het ontbreken van inzicht en de compliance- en beveiligingsrisico’s daarvan stijgen daarbij niet lineair, maar exponentieel mee.

Aan het werk!

Al met al is zo’n business case altijd een hele klus. En, zoals dat altijd gaat bij dit soort dingen, er zullen vragen zijn die je niet vooraf kunt beantwoorden. Maar als je bovenstaande punten allemaal meeneemt en zo goed mogelijk doorrekent, kom je zeker tot een business case die jouw collega’s en managers kan overtuigen. Lukt het niet? Dan komen we je graag helpen. Succes!

DOOR
Aanbevolen inzichten
Deze website gebruikt cookies om je de beste gebruikerservaring te geven. Door het gebruik van de website stem je in met ons gebruik van cookies. Lees meer
Ik begrijp het