RPA staat voor Robotic Process Automation. Best wel een mond vol, waardoor men met name de afkorting gebruikt in het normale taalgebruik. Met een simpele vertaling naar het Nederlands komen we al snel tot het inzicht dat het staat voor procesautomatisering door middel van robots. Hierbij is het makkelijk om de analogie te maken naar fysieke robotica. Echter het verschil zit hem erin dat de uitvoering door software wordt gedaan. In een virtuele omgeving kan een robot de acties nadoen die een medewerker handmatig uitvoert met interne bedrijfsapplicaties. Denk hierbij aan het verwerken van order, of de onboarding van collega’s en klanten, waarbij de repeterende en (meestal) niet-complexe aard de gemene deler is. De kracht van RPA zit hem erin deze processen te automatiseren, waardoor tijd vrijkomt voor medewerkers om zich bezig te houden met creatievere en beslissingsgevoeligere taken.
Normaliter zou dergelijke automatisering van processen de overstap betekenen naar andere systemen. Echter, in het geval van RPA, is de insteek om applicatie-onafhankelijk te kunnen ontwikkelen. Hierdoor ben je niet afhankelijk van het applicatielandschap dat reeds aanwezig is binnen de organisatie. Door op deze manier te ontwikkelen is het mogelijk om binnen enkele weken impactvolle resultaten te behalen. Echter, deze snelheid draagt ook bij aan het argument van sceptici om de technologie te zien als ‘ducttape’ voor verouderde software. In sommige gevallen kan dit degelijk zo worden ervaren, daarom is het van essentie om kritisch en analyserend naar de context te kijken. De afweging moet worden gemaakt tussen beoogd resultaat en de realiteit.
Ondanks dat de oorsprong van de ‘digitale robot’ ligt in de jaren 90 van de afgelopen eeuw, zien we op dit moment dat er een piek is in populariteit. Deze bekendheid lijkt onder andere te danken aan de introductie van commercieel toepasbare Artifical Intelligence (AI). Grote termen zoals Hyperautomation en Intelligent Automation worden geïntroduceerd, waarbij men een toekomst voor ogen ziet waarbij een groot gedeelte van repeterende handelingen kan worden overgenomen door technologie. Deze ontwikkelingen liggen in lijn met de volwassenheid van de software zelf, welke allen bijdragen aan een gunstig voorspelde toekomst voor de technologie. De redenen voor het in gebruik nemen van deze applicaties liggen met name in:
Tot stand komen van resultaat binnen een korte tijd
Aanpasbaarheid door low-code inrichting
Door volwassenheid software hoger kwaliteit van resultaat
Flexibele licensering en snelle ontwikkeling zorgt voor schaalbare technologie
Procesautomatisering gedreven vanuit business behoeften zorgt voor korte afstemming op klantwens
De robot wordt ontwikkeld door gebruik te maken van ‘low-code’ omgevingen. Dit betekent dat er met geringe programmeer ervaring en een gezonde dosis business begrip al snel een proces kan worden geautomatiseerd. Vergelijkbare platformen beginnen vorm te krijgen voor ontwerpen van webapps (OutSystems) of het ontwikkelen van ERP-systemen (Mendix).
.png)
Voor de start van het ontwikkelproces worden eerst nauwkeurig de bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Door in gesprek te gaan met medewerkers, het toepassen van Process Mining en het afstemmen met Subject Matter Experts (SME’s) kan er een duidelijk beeld worden gevormd van de situatie op dit moment. Vanuit deze pas-op-de-plaats wordt er naar voren gekeken en ingeschat welke stappen kunnen worden geautomatiseerd, waar bij wederzijdse goedkeuring de ontwikkeling van de robot kan starten.
Door in kleine teams in een agile manier te werken, is het mogelijk elke iteratie (sprint) een werkend product op leveren. Daarnaast kunnen verschillende teams naast elkaar werken om verschillende processen parallel op te pakken. Door kritisch te zijn naar enerzijds de ervaring van de eindgebruiker, en anderzijds de kwantitatieve besparingen inzichtelijk te maken; is het mogelijk door te bouwen op de implementatie en herhalend robuuster en passender te maken. Ontwikkeling is daarbij een continu proces.
Voor het introduceren van zulke software, is het van belang rekening te houden met verschillende assen binnen het bedrijf:
Uiteindelijk zal een innovatie ook draagvlak moeten hebben op de werkvloer. Daarbij is het van essentie om stil te staan bij de eindgebruiker en deze dichtbij te betrekken en mee te nemen in de implementatie van RPA. De implementatie moet waarde opleveren voor de medewerker, waardoor deze kan vertrouwen op de technologie, of in sommige gevallen ermee moet leren samenwerken. Door eigenaarschap en verantwoordelijk aan te bieden aan interne mensen ontstaan er daarbij kansen om ambassadeurs te creëren binnen organisaties welke kennis opbouwen en naaste mensen inspireren voor toepassingen.
Is er daadwerkelijk behoefte voor automatisering? Zijn besparingen significant genoeg om een Return on Investment te bewerkstelligen? De RPA implementatie valt of staat met een nauwkeurige proces analyse welke moet worden afgestemd met de ervaring en realiteit van de bedrijfscontext. Daarbij is het van belang een duidelijk beeld te hebben van de mogelijke kansen voor automatisering. Van belang is om te investeren in de detaillering van deze notatie om duidelijkheid te verschaffen in de inzetbaarheid van technologie.
Concluderen mag er kritisch worden gekeken naar het applicatielandschap. Om terug te grijpen naar het ‘ducttape’ voorbeeld in de tweede alinea, moet er wel voldoende beweegreden zijn om een innovatie te introduceren in bestaande applicatielandschappen. Hierbij is het van belang objectief en overstijgend de technische infrastructuur te bestuderen en een keuze te maken op basis van robuustheid en toekomstbestendigheid. Voor het belichten hiervan is het interessant om deze door een externe in kaart te laten brengen, om een onafhankelijk perspectief op de huidige situatie te krijgen.
Ik begrijp het
