We praten op dit blog vaak over wat RPA is en wat er de voordelen van zijn. Maar we hebben het nog niet veel gehad over hoe een RPA-project er in de praktijk uitziet. Welke rollen zijn er bijvoorbeeld nodig om een RPA-team succesvol te maken? In welke fases kun je een RPA-project opdelen? En hoe ziet uiteindelijk een organisatie eruit die met RPA continu verbetert en nieuwe projecten oppakt? Dit blog geeft antwoord op die vragen.
In een eerder artikel vertelde ik over een Proof of Concept (POC) met RPA. Zo’n POC is een prima manier om te laten zien wat er kan met RPA, maar een RPA-project echt naar productie brengen is iets heel anders. Laten we bij het begin beginnen.
De precieze uitdaging die we met RPA aanpakken hangt natuurlijk af van de organisatie, maar het gaat er altijd om dat processen niet lekker lopen of efficiënter moeten. Het verbeteren van de proceskwaliteit, het verminderen van fouten dus, kan ook een reden zijn om met RPA te beginnen. Ook belangrijk is vaak het leuker en interessanter maken van het werk van de medewerkers die het proces uitvoeren. Of het gaat om finance, een nutsbedrijf of een HR-dienstverlener maakt daarbij in mijn ervaring niet veel uit. Wat projecten wél anders maakt is het volwassenheidsniveau van de organisatie op IT-gebied. Soms is het eerste RPA-traject ook meteen het eerste grote automatiseringstraject van een bedrijf. Soms vinden we binnen het bedrijf een schat aan IT-ervaring en kennis die we kunnen gebruiken.
Meestal doen we, voordat we beginnen, een procesanalyse. We zetten alle processen op een heat map, ingedeeld naar de verwachte opbrengst van automatisering en complexiteit. Het minst complexe proces dat het meest opbrengt is op zo’n heat map de beste kandidaat voor automatisering. We kiezen een proces, werken de businesscase uit en beginnen met het neerzetten van de infrastructuur. Als je dat de eerste keer goed doet, kunnen het tweede RPA-project en alle volgende profiteren van dit werk. De organisatie bouwt kennis en ervaring op en veel van wat is neergezet kan worden hergebruikt.
Net als een goede actiefilm begint een goed RPA-project met het samenstellen van een team van verschillende specialisten. De kern wordt natuurlijk gevormd door één of meerdere RPA-developers die de workflows en robots bouwen. Een business analist ontwerpt de processen en koppelt de kennis van de experts op de werkvloer aan de technische mogelijkheden. Een solution architect ontwerpt ondertussen de architectuur van de RPA-oplossing zelf, terwijl de infrastructure engineer zich bezighoudt met de IT-infrastructuur waar de robots in werken. De infrastructure engineer is ook verantwoordelijk voor security. Een product owner verzorgt de backlog en bepaalt in samenspraak met de opdrachtgever wat wel en niet gebouwd wordt. In kleinere projecten kan een teamlid meerdere rollen vervullen. Een businessanalist kan taken van een developer oppakken en andersom. Het is trouwens ook in grotere projecten het beste als iedereen wel iets snapt van de andere rollen. Dat zorgt voor een soepele samenwerking en houdt het kernteam klein maar effectief.
Met alleen een goed team red je het niet. RPA verandert de dagelijkse business processen, dus kun je alleen succesvol zijn in nauwe samenwerking met de gebruikers. Het team praat dan ook het hele project veel met deze mensen en betrekt ze bij iedere stap. Eén iemand van de business treedt op als proceseigenaar. Dit is de uiteindelijke opdrachtgever van het project en degene die het eindresultaat moet accepteren. Maar het allerbelangrijkst is een interne sponsor. Je hebt binnen de organisatie iemand nodig, liefst de CTO, de CIO of iemand anders op directieniveau, die het strategisch belang van RPA ziet en budget ter beschikking stelt. RPA is niet iets dat je bottom-up vanaf de werkvloer kunt doorvoeren. Daarom begin je je project altijd met het zoeken en aan boord krijgen van een sponsor.
We richten RPA-projecten zo agile mogelijk in, maar aan het begin van het project kan dat niet altijd. Het inrichten van de architectuur en infrastructuur kost altijd even tijd. We werken in die opstartperiode dan zo snel mogelijk toe naar een bruikbaar deelproduct, het Minimum Viable Product dat een deel van het proces van begin tot eind automatiseert. Door met deze eerste versie al een heel proces van begin tot eind te doorlopen, komen we veel technische en procesmatige uitdagingen al in een vroeg stadium tegen. Zo kunnen we belangrijke projectrisico’s meteen uit de weg te ruimen. Dat kost meestal een paar weken. Daarna komen we in een echt agile proces, met een vast sprintritme van bijvoorbeeld 2 weken, waarin de proceseigenaar en de product owner per sprint bepalen welke kant het project opgaat.
Na het project kan de RPA-toepassing worden overgedragen aan een beheerorganisatie. Het technisch beheer van RPA-applicaties is niet erg arbeidsintensief, maar er is wel aandacht nodig voor functioneel beheer, bijvoorbeeld als processen veranderen. Wat ik eigenlijk liever zie, is dat het opgeleverde resultaat actief ontwikkeld blijft worden. Er is altijd nog genoeg te verbeteren en te optimaliseren.
Om dat verbeterproces gaande te houden, moet er uiteindelijk intern een groep RPA-specialisten groeien. Wij houden ons bij Node1 graag met innovatie en nieuwe dingen bezig. Dus hoe mooi het ook is om een bedrijf te zien dat met RPA, cloud en data steeds verder automatiseert en optimaliseert, op een gegeven moment zit onze taak erop. In het ideaalplaatje van hoe wij RPA zien, laten we zo’n bedrijf dan achter met een draaiend RPA Center of Excellence. In zo’n CoE zijn dan alle competenties aanwezig om zelfstandig RPA-projecten te starten en succesvol op te leveren. In aanvulling op de teamrollen levert een RPA CoE ook eerstelijns ondersteuning, change management en supervisie over projecten heen. Een netwerk van RPA champions werkt door de hele organisatie heen aan de adoptie van RPA.
Een organisatie automatiseert en optimaliseert op deze manier niet alleen processen, maar verandert ook qua algemene houding ten opzichte van automatisering en digitalisering. Vaak komen met RPA ook andere technologieën, zoals cloud en AI, het bedrijf binnen en helpen daar met het versnellen van allerlei ontwikkelingen. Zo helpen RPA-projecten niet alleen de directe gebruikers, maar het hele bedrijf vooruit.
Ik begrijp het
