Kunstmatige intelligentie (AI) en Robotic Process Automation: ze beloven je bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter te maken. Wat houdt het eigenlijk allemaal in? En wat moet jij er als ondernemer of manager mee? Want je hebt geen zin om je zorgvuldig opgebouwde IT-omgevingen weer op de schop te gooien. Of om aan een lang, pijnlijk integratieproces te beginnen. Onze AI- en RPA-expert Stefan Leijnen beantwoordt een paar belangrijke vragen.
Het inzetten van RPA betekent dat je die menselijke acties die tijd kosten en fouten opleveren (en vaak gewoon vervelend zijn) automatiseert met software-robots. Bijvoorbeeld het invullen van digitale formulieren.
Stefan: “Dat robotic in de term geeft vaak verwarring. Maar het gaat niet om fysieke robots en er komt geen hardware bij kijken. Het is business process automation met software. Het ‘robotische’ zit hem erin dat we de menselijke component van het proces automatiseren: het repetitieve werk dat eerst door mensen gedaan werd.”
Maar Stefan, we zijn al jaren druk met digital transformation. Overal draaien SAP, Exact, Office 365, CRM-systemen, enzovoort, enzovoort... Moeten we dat dan allemaal weer gaan verbouwen als we met RPA beginnen?
“Nee, dat is juist een groot voordeel van automatiseren ‘aan de voorkant’, aan de gebruikerskant dus. Als je hetzelfde bedrijfsproces ‘aan de achterkant’ wilt automatiseren, moet je al die systemen aan elkaar gaan knopen. Dat is complex en vereist een hele duidelijke langetermijnvisie op je automatisering. RPA werkt, net als een medewerker, met schermen en data. Het is volkomen tech-agnostisch en je hoeft niets te veranderen aan je bestaande IT.”
‘Robotic Process Automation is tech-agnostisch en je hoeft in principe niets te veranderen aan je bestaande IT systemen.’
En wat heeft AI ermee te maken?
“Dat is het tweede grote voordeel van RPA. Je begint meteen met het verzamelen van procesinzichten in de vorm van gestructureerde data, terwijl automatisering ‘aan de achterkant’ meestal ongestructureerde data oplevert. Artificial Intelligence kan dan, op basis van die data, bedrijfsprocessen in kaart brengen en op detailniveau je processen automatiseren. AI kan ook een deel van de menselijke interpretatietaken overnemen, zoals het controleren van gegevens of het herkennen van documenten.”
Dus AI werkt in én buiten je bedrijfsproces om het werk efficiënter te maken?
“Je kunt je operatie inderdaad veel goedkoper en efficiënter maken. Maar je kiest je doelen voor procesverbetering zelf. Andere doelen kunnen zijn: minder fouten, kortere doorlooptijden, minder fraude, minder kans op datalekken of verbeterd welzijn van je medewerkers.
‘RPA is niet klaar als je bestaande processen hebt geautomatiseerd. Ik vind dat we ambitieuzer moeten zijn.’
Het gaat erom dat RPA is niet ‘klaar’ als je je bestaande processen hebt geautomatiseerd. Je hebt dan al heel veel efficiëntie gewonnen, maar ik vind dat we ambitieuzer moeten zijn. Hoe kan mijn bedrijf zich verder ontwikkelen, nu we veel meer kennis hebben over onze processen? Kunnen we, op basis van deze kennis, helemaal nieuwe processen bedenken? De data uit het RPA-proces stelt je in staat je klanten beter te leren kennen en je producten aan te passen. Daar zit nog veel meer winst!”
Dat is de technische kant van het verhaal. Maar hoe zit het binnen de organisatie? Het werk van mensen gaat enorm veranderen, dus dat gaat weerstand geven...
“Het is belangrijk om je mensen erbij te betrekken. Het beeld dat mensen ‘weggeautomatiseerd’ worden klopt ook niet. RPA betekent meestal dat je taken leuker worden, omdat het saaie werk van je wordt overgenomen. Vaak heb je een proces van 10 stappen, waarvan je er maar 7 kunt automatiseren. Bij die andere 3 heb je een mens nodig. Human in the loop, noemen we dat. Maar het blijft een ingewikkeld proces. We ondersteunen onze klanten daar ook bij. Wij willen een partner zijn voor onze klanten en we hebben binnen Node1 een grote gedrevenheid om echt iets te betekenen, juist op het niet-technische vlak.”
Tot slot: nog lang niet alle bedrijven zijn op deze manier met automatisering en processen bezig. Hoe komt dat? En welke bedrijven kan Node1 volgens jou het beste helpen?
‘Het belangrijkste is dat je de waarde ervan ziet en echt vooruit wilt. Grofweg zijn er, als het op RPA en AI aankomt, 3 soorten bedrijven. Techbedrijven en startups hebben AI in hun DNA zitten. Die kunnen het dus meestal zonder ons. Het andere uiterste zijn bedrijven die gewoonweg nog geen interesse hebben in deze technologie, er het nut niet van inzien. Die moeten eerst zelf nog een proces door. Maar daartussen heb je heel veel bedrijven die wel de potentie zien, maar van huis uit niet ‘digitaal’ genoeg zijn en dus zelf de kennis niet in huis hebben. Ze zien dat hun markt verandert, ze zien dat hun concurrenten veranderen en dat er concurrenten bijkomen uit onverwachte hoeken, en dat ze dus zelf ook moeten veranderen. Die bedrijven kunnen we helpen met hun transformatie.’
Ik begrijp het
