RPA is een snelle manier van automatiseren van repetitieve taken. Snel, over systeemgrenzen heen en met weinig codeerwerk in te zetten en dus vooral fijn om in korte tijd businesswaarde toe te voegen. De controle en de inzet van IT, met alle frustraties die daarbij horen, blijven beperkt. Voeg artificial intelligence (AI) toe en de innovatie gaat nog sneller. Maar wat is de relatie tussen AI en RPA? En wat betekent die combinatie voor je organisatie?
We zitten al jaren in een overgang van desktopsoftware naar SaaS. Alles is een online platform geworden en bijna al het werk gebeurt in de cloud via de browser. Hele organisaties zijn ‘ver-SaaSd’. Medewerkers brengen hun dag door in tientallen SaaS-applicaties. Boekhouding, facturering, Office 365, HR-systemen, marketing, CRM, urenregistratie, etc. Veel werk vereist dat je netjes al die apps doorloopt en de informatie verzamelt die je nodig hebt. En omdat veel apps overlappen, doe je dingen dubbel. Zoals het invoeren van een klantcode of een factuurnummer. Een redding is er in het “knippen & plakken”. Maar is dit nu ons ideaalbeeld van hoe software zou moeten werken? Is dat ons idee van arbeidsvreugde? Zouden we niet veel tijd kunnen vrijmaken als de apps ons wat beter zouden begrijpen? Dan houden we weer tijd over voor de leuke dingen: het echte klantcontact.
In het SaaS-landschap bewijst RPA zijn waarde. RPA maakt namelijk het werken met al deze cloud-apps veel efficiënter. De mens moet zich bezighouden met de taken die creatief denkwerk vereisen en waarde toevoegen voor de organisatie. Heen en weer klikken tussen browsertabs, kan een robot sneller en beter. Knippen en plakken hoeft dan niet meer mits de robot ons begrijpt. AI-toepassingen worden tegenwoordig ook als SaaS aangeboden. Allerlei AI-slimmigheden, zoals objectherkenning op foto’s of het opzoeken van een factuurnummer, zijn als ‘legoblokjes’ verkrijgbaar en hoeven alleen maar in je proces ‘geklikt’ te worden. Zo kun je AI snel inzetten in je RPA-processen zonder de technische details te hoeven kennen.
Er zijn cognitieve robots, die - als een soort digitale assistent - medewerkers helpen om beslissingen te nemen. Er zijn ook robots die nog verder gaan en zelf beslissingen nemen. Eén ding hebben ze gemeen: zonder data doen ze helemaal niets. Een mens ziet in een seconde of een document een factuur is. Een robot moet dat nog ontdekken. Dat doe je door hem heel veel facturen te laten zien. Maar het wordt meestal snel ingewikkelder: wat is bijvoorbeeld een spookfactuur? Hoe spot je fraude? Hoe koppel je een factuur aan een transactie, een klant of een leverancier? Het is heel veel werk om deze kennis in maatwerk software te programmeren. En als de lay-out van een document verandert kun je helemaal opnieuw beginnen. Dus werken we met AI-robots.
Een lerende AI-robot gebruikt een feedback loop om beter te worden in wat hij doet en fouten te corrigeren. De genomen beslissingen worden beoordeeld door mensen. Dat oordeel wordt teruggekoppeld naar de AI-robot. Zo leert een robot welk document een factuur is en waar op dat document het factuurnummer, de bedrijfsnaam en andere gegevens te vinden zijn. Als de lay-out verandert, zal de robot in eerste instantie fouten maken of een melding geven aan een gebruiker. Door feedback leert hij echter ook de nieuwe factuur weer herkennen. Dit alles zonder dat de code van de robot hoeft worden aangepast. Een robot is bij de start van zo’n project al gauw 85% nauwkeurig. En die nauwkeurigheid groeit daarna doordat de robot leert.
RPA en AI veranderen niet alleen hoe je processen verlopen. Ze veranderen hoe je naar processen en automatisering kijkt. De belangrijkste fout die je dus kunt maken is om ze te behandelen als automatiseringstools. Het gaat niet om de aanschaf van het zoveelste SaaS-pakket in het bedrijf: RPA en AI vereisen op strategisch niveau een andere blik. Doordat RPA een low-code platform is en geen traditionele IT-projecten nodig heeft voor systeemintegratie, zie je dat automatiseringsprojecten met RPA ineens in weken kunnen, in plaats van in maanden. Het zo snel uitrollen van een nieuw proces is soms een openbaring voor de gebruikers. De toevoeging van AI in de processen maakt RPA zo krachtig, dat het vrijwel onmiddellijk een strategische impact heeft op het bedrijf. Veel CIO’s en CTO’s hebben nog niet in de gaten dat deze revolutie van 'Intelligent Automation' gaande is en dat ze veel sneller businesswaarde kunnen creëren door de combinatie van RPA en AI. Bedrijven die de focus verleggen naar processen, data en de inzet van AI versnellen meteen hun digitale transformatie.
Er is in je bedrijf altijd een perceptie van hoe het proces is. Je hebt ergens eens rij ordners staan, of een SharePoint-map vol procesdiagrammen waar dat in beschreven staat. Maar gaat het proces wel echt zo? Een RPA-proces genereert data en laat je zien hoe het proces écht loopt. Vaak is dat toch net even anders. Je ziet bijvoorbeeld interessante ‘edge cases’, die niet in je beschrijvingen staan, omdat ze zo weinig voorkomen. Er komt een punt dat je al die data niet meer handmatig kunt analyseren. En ook daar gaat AI dus een rol spelen. Deze ontwikkeling, process mining, is een volgende iteratie waar RPA en AI-technologie samenkomen. Met process mining krijg je automatisch inzicht in de processen binnen je bedrijf en krijg je proactief voorstellen voor hoe je ze kunt verbeteren. Deze voorstellen kunnen vervolgens meteen geautomatiseerd worden binnen het platform. Zo ontstaat een digitaliserings-vliegwiel waarmee je bedrijf sneller de digitale doelstellingen realiseert.
Zo laat de technologie jou als manager zien wat je volgende stap moet zijn. Je hebt exact inzicht in welke taken er worden uitgevoerd in welke processen. Je weet dus ook hoe je het beste kunt groeien. Heb je meer mensen nodig? Of moet je juist investeren in technologie? Zodra je deze beslissingen kunt nemen op basis van data en kunt uitvoeren zonder gehinderd te worden door technische beperkingen, is je digitale transformatie pas echt begonnen. Wacht dus niet te lang en begin nu met het ontdekken van de mogelijkheden van RPA en AI. Elke dag dat je wacht is een dag dat je businesswaarde laat liggen.
Ik begrijp het
