Terwijl iedereen begrijpt wat het woord communicatie betekent, is het aan de andere kant lastig om het begrip toe te passen op een situatie of een proces. Met name in complexe omgevingen met veel stakeholders en waar het bedrijfsleven, de IT en de klant haaks op elkaar staan, kan het erg complex worden om ervoor te zorgen dat de neuzen de juiste kant op staan.
In bovenstaande afbeelding wordt getoond hoe je de situatie zou willen zien: een gezamenlijke actie van de verschillende belanghebbenden om elkaar te begrijpen. Als een van de betrokkenen zijn handen van het begrip afhoudt, zal dat er voor zorgen dat de essentie en effectiviteit van het overbruggen van de kloof verloren gaat. Daarom moet er goed worden nagedacht over wie er wordt betrokken binnen duidelijke communicatie, op welke manier en standaard willen we dat gesprekken plaatsvinden? Dat zijn enkele vragen die naar boven komen bij deze vrij ‘vage’ term, maar het laat wel zien dat het een belangrijke onderliggende factor is voor het creëren van duidelijkheid.
Als we communicatie relateren aan onze professionele ervaringen, kunnen we allemaal wel momenten naar voren halen waar een stuk extra begrip heel wat lastige situaties had kunnen voorkomen. Met name binnen digitale projecten waarbij er naast een advies functie, ook een rol ligt voor het introduceren en onderwijzen van de klant, valt of staat deze opdracht bij het overbrengen van een duidelijke boodschap. De manier hoe deze boodschap wordt overgebracht is door middel van taal en vanuit onze achtergrond en ervaring zijn we gewend om moeilijke woorden te gebruiken voor het uitleggen van simpele concepten. In het geval van innovatie, praten we eigenlijk nergens anders over dan het inbrengen van ‘verandering’. Digitale transformatie is niet meer dan het effectief gebruiken van technologie voor het verbeteren van bedrijfsprocessen voor bepaalde betrokkenen. Waarom leggen we het niet uit in deze hoedanigheid en kunnen we het menselijk houden?
Bedrijven worden gebouwd op het verkopen van een gedachte of geloof, wat naar buiten toe wordt gecommuniceerd met woorden om dit over te brengen. Daarom is het erg voor de hand liggend om complexe woorden en termen te gebruiken om een sterke indruk achter te laten en mensen mee te nemen in het verhaal van je bedrijf. Het enige dat we hierbij vergeten is om deze manier van presenteren niet mee te nemen binnen de samenwerking naar de klant toe. Natuurlijk zullen we bepaalde nieuwe concepten en termen introduceren om het beestje bij de naam te kunnen noemen, maar begrip wordt gecreëerd door het versimpelen en ontleden van de begrippen. Uiteindelijk zullen de medewerkers en klanten, wie vaak het meest ondervinden van een digitaal project, mee moeten worden genomen en begrijpen wat de resultaten voor hen betekent. Daarom is het belangrijk om op het juiste moment uit het jargon te stappen en ervoor te zorgen dat we niet verliezen wat we probeerde op te lossen: duidelijkheid.
Daarentegen, waarom kunnen we ons niet richten op het persoonlijk maken van communicatie? Het onderhouden van een omgeving waar transparantie een principe is en er geen domme vragen gesteld kunnen worden. Betrek de mensen wie daadwerkelijk impact ondervinden van je werk en zorg dat men begrijpt wat de verwachtingen en voortgang is van waar je mee bezig bent.
Natuurlijk hebben we te maken met een ander containerbegrip dat cultuur wordt genoemd en ervoor zorgt dat er bepaalde processen en opvattingen reeds bestaan. Echter, als we bewust zijn van onze eigen intenties en nadenken over wie we daadwerkelijk moeten betrekken, dan kunnen we projecten al een heel stuk meer gestroomlijnd maken. Een paar principes die ik ben tegen gekomen bij Node1 vatten dit op een erg toegankelijke manier samen:
1. Kleine gebaren maken het verschil. Als je met mensen in gesprek gaat, vraag naar hoe het met hen gaat en wees oprecht geïnteresseerd. Dit kan al een groot verschil maken om je boodschap over te brengen.
2. Begrijp wanneer je aardig en/of streng moet zijn. Gegeven de context hoeven we niet altijd mensen aan te spreken op een formele manier. Door te relateren aan hoe je wilt begrepen worden, kan je afwegen hoe je een gesprek in gaat.
3. Eten verbindt meer dan woorden. Neem wat lekkere snacks mee om je menselijke kant te laten zien!
Ik begrijp het
